CHR : gestion, modalités de contrôle des livraisons
En préambule précisons ici que nous ne prétendons pas à l’exhaustivité et que nous cantonnerons à des considérations générales en matière de gestion.
Nous ne traiterons pas ci-après des aspects sanitaires (respect de la chaîne du froid, traçabilité des normes HACCP, de la propreté des véhicules de livraison) ou RSE (limitation de l’usage des embouteillages ou rationalisation des livraisons) par exemple.
Nos recommandations sur le contrôle des livraisons porteront sur trois strates.
Premièrement : un contrôle systématique et visible
Celui-ci, idéalement, doit faire l’objet d’une procédure écrite et diffusée, régulièrement, auprès des équipes concernées.
A titre d’illustration ce contrôle comprendra :
- un rapprochement BC/BL (puis facture) avec les quantités livrées en bon état,
- un rapprochement avec les tarifs négociés,
- …
Toutefois une utilisation trop intensive ou trop large (sur l’ensemble de livraisons) peut créer de la lassitude dans les équipes et s’avérer au final contre-productif.
Un espacement dans le temps ou une rotation dans les fournisseurs contrôlés, selon le degré de confiance acquis, sera assez vite pertinent, quitte à remettre en place des sessions intensives ou systématiques tous les deux-trois ans.
Deuxièmement : des contrôles ciblés et épisodiques
La première question à se poser ici sera de savoir si les livreurs sont informés ou non de ces diligences.
En sus de ce qui est exposé à la fin du chapitre précédent, et sans minimiser l’aspect psychologique (cf ci-dessus), ces contrôles ciblés et/ou épisodiques seront à diligenter à notre sens sur :
- Les fournisseurs anciens avec lesquels des relations de confiance se sont tissées au fil du temps ;
- Et/ou les produits difficiles à contrôler à l’instant T pour des raisons d’hygiène ou de temporalité. Nous pensons notamment ici au frais avec les fruits et légumes ou les boissons.
En pratique ces contrôles pourront se dérouler après le départ du livreur.
Troisièmement : des contrôles inopinés et ciblés
Ceux-ci, à actionner par le management, pourront notamment porter sur des produits pour lesquels des écarts récurrents auront été constitués ou en cas de difficultés chroniques plus générales dans les livraisons.
Ces contrôles inopinés seront à opérer avec le personnel en charge de la réception mais aussi avec le livreur de l’entreprise fournisseur, en se donnant le temps et la sérénité nécessaire.
Et vigilance sur l’excuse du véhicule de livraison mal garé !
L’impact psychologique de ces contrôles inopinés sera de marquer le coup tant auprès des équipes que des livreurs, en prouvant au passage que les livraisons font d’ores et déjà l’objet de contrôles.
En conclusion le contrôle des livraisons dans les CHR est une des composantes du contrôle de gestion et sera efficient s’il est pérennisé dans le temps.