Au 1er janvier 2017, la dématérialisation du bulletin de paie devient le principe

Jusqu’au 31 décembre 2016, le bulletin de paie devait en principe être remis au salarié en version papier, l’employeur pouvant cependant, sous réserve de l’accord du salarié, procéder à une remise sous forme électronique effectuée dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données.

Depuis le 1er janvier 2017, l’employeur a la faculté de procéder à la dématérialisation des bulletins de salaire sans solliciter préalablement l’accord du salarié. Néanmoins, le décret précise que l’employeur qui décide d’effectuer la remise du bulletin de paie sous forme électronique doit informer le salarié, par tout moyen conférant date certaine, de son droit de s’opposer à l’émission du bulletin de paie sous forme électronique au moins un mois avant la première émission de bulletin sous forme électronique ou au moment de l’embauche. L’écrit apparaît donc de rigueur.

Cependant, le salarié peut s’opposer à la communication de bulletins de paie électroniques ou demander le retour à une communication en version papier en notifiant sa demande par tout moyen lui conférant une date certaine. L’employeur devra prendre en compte cette demande « dans les meilleurs délais et au plus tard trois mois suivant la notification ».

L'employeur devra préciser les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique :

• soit pendant une durée de 50 ans ;
• soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint un âge fixé par la loi (actuellement 75 ans).

En cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie en raison de la cessation d'activité du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis sous forme électronique pour le compte de l'employeur, ou de la cessation d'activité de l'employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation, les salariés devront être informés au moins trois mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés.

La dématérialisation doit être effectuée dans des conditions garantissant la confidentialité des données contenues sur les bulletins de paie dématérialisés.

Le système de conservation des bulletins devra en outre permettre au salarié de récupérer à tout moment l'intégralité de ses bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé.

A défaut de respecter ces règles, l’employeur s’expose à une contravention de 3e classe.

Les bulletins de paie devront également être accessibles via le compte personnel d’activité qui entrera également en vigueur au 1er janvier 2017.

Source : Décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016.