Remise obligatoire du fichier des écritures comptables depuis le 1er janvier 2014

FEC : remise obligatoire du fichier des écritures comptables depuis le 1er janvier 2014

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Depuis le 1er janvier 2014, vous avez, en qualité de dirigeant, l’obligation de remettre un fichier des écritures comptables (FEC) sous forme dématérialisée lorsque que votre entreprise tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés (rappel).

L’article A 47 A I du LPF définit le format et le contenu du FEC.

Pour rappel, dans le cadre des contrôles pour lesquels l’avis de vérification est adressé depuis le 10 août 2014, le défaut de présentation de la comptabilité selon les modalités exigées entraîne l’application d’une amende égale à 5 000 Euros ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, à 10% des droits mis à la charge du contribuable (article 1729 D du CGI, auparavant 1 500 Euros). Le défaut de présentation de la comptabilité analytique ou des comptes consolidés est quant à lui passible d’une amende égale à 20 000 Euros (article 1729 E du CGI, auparavant 1 500 Euros).

Dans le cadre de cette obligation et pour éviter un rejet de comptabilité ou une amende, il est recommandé au contribuable d’anticiper ce contrôle en se rapprochant de son éditeur et ce, pour diverses raisons.

Remise d’un FEC conforme aux prescriptions de l’Administration

Tout d’abord, afin de pouvoir remettre un FEC conforme aux prescriptions de l’Administration, le contribuable doit s’assurer de la bonne mise à jour de ses outils informatiques (fichier normé devant comporter des champs spécifiques et standardisés afin de garantir sa lecture).

Le logiciel utilisé par le contribuable doit pouvoir générer ce FEC en conformité avec la nouvelle réglementation. Afin de s’en assurer, le contribuable ne doit pas hésiter à se rapprocher de son éditeur de logiciel.

Il doit également faire attention aux prestations dont il bénéficie auprès de son éditeur. Par exemple, il est possible que le contrat d’assistance incluant les mises à jour légales des versions du logiciel ne soit pas compris dans son offre.

Avant même de vérifier la possibilité de cette génération, il est nécessaire que le contribuable s’assure de la conformité de son système d’information comptable aux règles fiscales et comptables de tenue des comptabilités informatisées notamment s’agissant des règles d’irréversibilité des écritures et des exercices clôturés.

L’Administration a d’ailleurs publié et actualisé une liste de questions/réponses sur le FEC (dernière version en date du 19 décembre 2014). Ce document précise notamment :

« Partie 6 sur les obligations comptables et de conservation par les contribuables

Q1 : si le contribuable tient sa comptabilité dématérialisée sous tableur, l’amende de 1 500 euros (désormais 5 000 euros) prévue à l’article 1729 D du Code général des impôts est-elle applicable ?

Les entreprises peuvent continuer de tenir leur comptabilité avec un tableur, mais ce format n’est pas autorisé pour la constitution des fichiers des écritures comptables des exercices clos à compter du 1er janvier 2013, pour lesquels les normes du « format standard », fixées aux VI à XIV de l’article A. 47 A-1 de Livre des procédures fiscales, doivent être respectées.

Le champ de l’amende de 1 500 euros prévue à l’article 1729 D du Code général des impôts ne concerne aucunement les règles de tenue de la comptabilité mais la remise d’un fichier des écritures comptables non conforme aux normes de l’article A. 47 A-1 du LPF.

Les contribuables peuvent donc continuer à tenir leur comptabilité sous tableur. En revanche, si le fichier des écritures comptables présenté à l’administration fiscale n’est pas conforme aux dispositions de l’article A. 47 A-1 du LPF, l’amende est applicable. »

(Intégralité des questions/réponses disponibles au lien suivant : http://www.impots.gouv.fr/portal/deploiement/p1/fichedescriptive_6980/fichedescriptive_6980.pdf ).

Afin que le contribuable puisse s’assurer que son FEC est conforme aux prescriptions de l’Administration, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) a mis à sa disposition un logiciel, dénommé « Test Compta Demat ». Ce logiciel permet de tester le FEC et de vérifier la validité de la structure du fichier du contribuable en lui précisant notamment les points d’anomalies détectées. La notice et l’installation de ce logiciel sont disponibles sur le site : http://www.economie.gouv.fr/dgfip/outil-test-des-fichiers-des-ecritures-comptables-fec.

Remise d’une documentation par le contribuable à l’Administration

Le contribuable doit permettre l’accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements du système informatisé en vue notamment de procéder aux tests nécessaires à la vérification des conditions d’enregistrement et de conservation des écritures. Il doit donc établir, conserver et présenter à l’Administration une documentation relative à l’ensemble des systèmes d’information.

Cette documentation doit permettre à l’auditeur de connaître et de comprendre le système d’information mis en œuvre au cours de la période soumise au contrôle, y compris l’ensemble des évolutions significatives. Cette documentation inclut toujours :

  • description générale de l’ensemble du système d’information ;
  • inventaire et description des matériels et logiciels utilisés ;
  • plan d’archivage et durée de rétention ;
  • description des données et de leur structure.

Une documentation complémentaire doit être produite dans le cas où le logiciel utilisé a nécessité un paramétrage afin de l’adapter aux nécessités spécifiques de l’entreprise (exemple des logiciels de gestion dits intégrés, programmes d’interfaces...).

Afin d’être en mesure de fournir cette documentation (logiciel standard ou logiciel spécifique), l’utilisateur doit se rapprocher de son éditeur pour obtenir cette documentation et la conserver. Le contribuable doit également prévoir les modalités d’accès de l’administration à l’intégralité des sources documentaires (attention aux clauses contractuelles avec le prestataire).

Cette documentation doit décrire de façon suffisamment précise et explicite les règles de gestion des données et des fichiers mises en œuvre dans les programmes informatiques, qui ont des incidences directes et indirectes sur la formation des résultats comptables et fiscaux et des déclarations rendues obligatoires par le Code général des impôts.

Le contribuable peut présenter cette documentation sur support papier ou dématérialisé s’il peut garantir sa pérennité et sa date précise ainsi que l’accès sans entrave à l’intégralité de son contenu concernant la période vérifiée. Celle-ci doit être présentée en Français. Lorsque celle-ci est dans une autre langue courante en informatique (tel que l’anglais), la traduction en français doit pouvoir être assurée rapidement.