Précisions de l’administration pour la numérisation des factures papier

Précisions de l’administration pour la numérisation des factures papier

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Jusqu’à présent, les pièces justificatives relatives à des opérations ouvrant droit à déduction de la TVA (factures...) devaient être conservées pendant un délai de 6 ans, sous leur forme d’origine.

La conservation des documents et factures établis ou reçus sur support informatique doit être effectuée dans leur forme originale, dans les délais et conditions suivantes :

  • sur support informatique pendant une durée au moins égale au délai du droit de reprise de l’administration, soit 3 ans ;
  • sur tout support au choix de l’entreprise pendant les 3 années suivantes.

En revanche, aucune dérogation n’existait pour les documents et factures établis ou reçus sur support papier devant être conservés sous cette forme pendant le délai de 6 ans.

Les pièces justificatives autres que les factures ainsi que les documents comptables facultatifs (livres de caisse, d’achat...) peuvent être conservés sur tout support.

Pour rappel, les factures initialement créées sur support papier puis numérisées, envoyées et reçues par courrier électronique ne constituent pas en principe des factures électroniques mais des factures papier.

L’article 16 de la Loi de Finances Rectificative pour 2016 a assoupli les modalités de conservation et de stockage des documents comptables et des pièces et factures justificatives. Cet article permet donc aux entreprises de conserver sous forme dématérialisée des factures établies ou reçues sur support papier.

L’arrêté précisant les modalités de numérisation des factures papier et les règles de conservation des factures numérisées date du 22 mars 2017 (codification avec un nouvel article A102 B-2 du LPF).

L’article précise que le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique avec un résultat étant la copie conforme à l’original tant en image qu’en contenu, y compris s’agissant des couleurs en cas de mise en place d’un code couleur.

Par tolérance, l’administration admet qu’une numérisation ne respectant pas le code couleur est toutefois acceptée mais uniquement dans les cas où les couleurs ne sont pas porteuses de sens. Par exemple, un logo couleur d’entreprise peut être numérisé en noir et blanc tandis que des annotations ou des mentions en couleur doivent être reproduites en couleur.

Sont interdits les dispositifs de traitement sur l’image. Si le fichier est compressé, la compression doit s’opérer sans perte.

L’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier peut être effectué par l’assujetti lui-même ou par un tiers mandaté à cet effet.

L’administration a à ce sujet précisé que la numérisation par un tiers ne permet pas à l’assujetti de s’exonérer de sa responsabilité en matière de conservation de factures au regard de la TVA.

Les opérations d’archivage numérique des factures papier devront faire l’objet d’une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.

L’administration indique que l’entreprise doit avoir sa propre organisation documentée sur les différentes phases de la numérisation et qu’elle doit effectuer régulièrement des contrôles pour vérifier la fiabilité des factures numérisées.

Pour garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données. Le document numérisé doit être assorti :

  • soit d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • soit d'une empreinte numérique ;
  • soit d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

Chaque fichier devra être horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

L’Administration précise que l’archivage numérique de la facture est considéré comme la copie identique de cette facture et est donc valable comme pièce justificative pour la déduction de la TVA à condition que les modalités de numérisation soient bien respectées. Dans le cas contraire, si le contribuable n’a plus l’original de la facture, son droit à déduction sera remis en cause car il s’agira d’un défaut de facture.

Le stockage peut s’effectuer sur le territoire français, sur le territoire d’un autre Etat membre de l’UE ou sur le territoire d’un pays hors de l’UE à condition que ce pays ait conclu avec la France une convention prévoyant une assistance mutuelle ayant une portée similaire à celle prévues entre Etat membres ou un droit d’accès en ligne de téléchargement ou d’utilisation de l’ensemble des données concernées.

Ces nouvelles dispositions sont entrées en vigueur le 30 mars 2017 : les entreprises peuvent donc numériser les factures « papier » à compter de cette date. 

L’administration a par mesure de tolérance admis que ces dispositions s’appliquent aux factures papier émises ou reçues antérieurement au 30 mars 2017 (factures en « stock »).

Source : BOI-CF-COM-10-10-30-10.