Recours obligatoire à un logiciel ou système de caisse certifié

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Afin de lutter contre la fraude fiscale, la Loi de Finances pour 2016 (article 88) a mis en place une nouvelle obligation concernant les logiciels de caisse.

Le logiciel ou le système devra assurer la fiabilité des données enregistrées et leur intégrité. L’objectif est d’empêcher tout commerçant de pouvoir effacer certaines recettes (espèces), ce qui entraînait une fraude à la TVA.

Cette obligation sera codifiée à l’article 286 I 3° bis du Code général des impôts, dans sa rédaction prévue au 1er janvier 2018.

CHAMP D’APPLICATION DE L’OBLIGATION

Les commerçants devront utiliser, au plus tard le 1er janvier 2018, un logiciel de caisse ou système sécurisé.

Initialement, étaient concernés par cette obligation tous les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse (et notamment en cas d’enregistrement direct sur un logiciel ou système accessible en ligne) y compris les assujettis qui réalisent en tout ou partie des opérations exonérées de TVA ou qui relèvent du régime de la franchise en base.

Un communiqué de presse du 15 juin 2017 a annoncé une possible limitation du champ d’application de cette obligation : ne devraient être concernés que les seuls logiciels et systèmes de caisse. Les logiciels de gestion devraient donc être placés hors du champ d’application de l’obligation sauf à ce qu’ils comportent également une partie encaissement. Il sera nécessaire que cet assouplissement fasse l’objet de mesures législatives d’ici la fin de l’année.

L’administration a qualifié les systèmes de caisse comme étant des systèmes d’information dotés d’un ou plusieurs logiciels permettant l’enregistrement des opérations d’encaissement. Il peut donc s’agir : de systèmes de caisse autonomes (« caisses enregistreuses »), de systèmes de caisse reliés à un système informatisé ; de logiciels d’encaissement qui comportent également des fonctionnalités comptables et plus largement incorporent une gestion comptable et financière.

A noter que l’utilisation d’une caisse mécanique ou d’un livre ou d’un agenda de caisse papier reste possible à condition de la tenir régulièrement. Dans ce cas, le contribuable ne sera pas concerné par la nouvelle obligation.

JUSTIFICATION DU RESPECT DE L’OBLIGATION

La conformité du logiciel ou du système de caisse utilisé doit être justifiée :

  • soit par un certificat délivré par un organisme accrédité (en France ou dans un autre Etat membre de l’Union européenne) ;
  • soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel ou du système.

En cas d’utilisation de plusieurs logiciels ou systèmes, le commerçant doit être en possession d’un certificat ou d’une attestation pour chacun des produits utilisés.

L’attestation individuelle ou le certificat est produit par l’éditeur du logiciel ou du système. Le commerçant doit s’assurer d’être en possession du document et doit, si nécessaire, le réclamer à son éditeur. Le commerçant n’a pas à contacter le distributeur, c’est l’éditeur qui a ce contact.

L’attestation demeure valable pour les modifications mineures ultérieures du logiciel ou du système. En revanche, une nouvelle attestation devra être établie en cas de nouvelle version majeure.

L’établissement ou l’usage d’un faux certificat ou d’une fausse attestation est un délit pénal passible de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende.

L’administration fiscale a précisé qu’elle n’était pas un organisme accrédité délivrant les certificats. A la date du 30 mai 2017, deux organismes sont accrédités par le COFRAC, instance nationale d’accréditation :

  • AFNOR certification (secrétariat technique INFOCERT), accréditation n°5-0030 pour le référentiel « NF 525 » ;
  • Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE), accréditation n°5-0012 pour le référentiel « Référentiel de certification des systèmes de caisse ».

CONTROLE DU RESPECT DE L’OBLIGATION

Une procédure de contrôle spécifique a été créée : l’Administration pourra effectuer des contrôles inopinés dans les locaux professionnels (nouvel article L. 80 O du LPF) de 8h à 20h ou, en dehors de ces heures, durant les heures d’activité professionnelle.

Dans le cadre de cette procédure, l’administration ne pourra examiner la comptabilité de l’entreprise. A l’inverse, elle pourra contrôler l’utilisation d’un logiciel ou d’un système sécurisé lors d’un contrôle de comptabilité.

Cette procédure de contrôle inopiné peut être mise en œuvre plusieurs fois à l’égard du même assujetti.

Un avis d’intervention devra être remis au début du contrôle. A l’issue de la procédure, un procès-verbal devra également être établi.

SANCTIONS

Le défaut d’utilisation d’un logiciel ou d’un système de caisse sécurisé ou de fourniture d’un justificatif (attestation ou certificat) entraîne une amende de 7 500 € par logiciel ou système frauduleux.

Le commerçant dispose alors d’un délai de 60 jours pour se mettre en conformité. Passé ce délai, une nouvelle amende de 7 500 € peut se cumuler avec la précédente si le commerçant ne s’est pas mis en conformité avec la réglementation.

L’amende est également applicable si le commerçant refuse l’intervention de l’administration dans le cadre de la mise en œuvre de la procédure de contrôle inopiné à compter du 1er janvier 2018.

Sources : BOI-TVA-DECLA-30-10-30, BOI-CF-INF-20-10-20 et BOI-LETTRE-000242.