La Déclaration Sociale Nominative : plus que quelques mois pour s’y préparer !

Une nouvelle logique déclarative

La DSN repose sur une nouvelle logique déclarative et est basée sur :

• Une transmission mensuelle des données salariés issues de la paie (contrats de travail, rémunérations, primes, etc.) permettant de remplacer les déclarations de charges sociales périodiques (mensuelles, trimestrielles, annuelles) et de mouvements de main d’oeuvre.
• Une transmission ponctuelle liée à des évènements spécifiques tels que la maladie, la fin de contrat, etc. Les informations transmises permettront de garantir aux salariés une situation actualisée et rapide et de leur faciliter l’accès à certaines prestations sociales.

Une entrée en vigueur progressive

La DSN sera obligatoire à compter du 1er janvier 2016 pour toutes les entreprises du secteur privé.

Néanmoins, une obligation intermédiaire est applicable dès le 1er mai 2015 pour les entreprises ayant recours à un tiers déclarant et redevables de plus de 1 millions d’Euros de cotisations URSSAF par an. Ce seuil est porté à 2 millions pour les entreprises déclarants elles–mêmes leurs cotisations.

La DSN sera à adresser mensuellement avant le 5 ou le 15 (fonction de l’échéance URSSAF actuelle) du mois suivant la période de paie.

Une refonte de l’organisation du traitement des données sociales

• Un processus de travail entièrement automatisé et dématérialisé. Les échéances règlementaires devront donc être anticipées au plus tôt sur le plan technique.
• Une nouvelle gestion de l’information. Les départs de salariés devront être gérés en temps réel. La gestion de la maladie devra être traitée au plus tard dans les 5 jours ouvrés suivant l’arrêt. La subrogation doit être favorisée et le maintien opéré immédiatement en pré-calculant les IJSS. À cette occasion, nous vous rappelons qu'en cas d'arrêt de travail donnant droit au versement des indemnités journalières, l'entreprise ne doit pas attendre leur paiement effectif pour maintenir le salaire du salarié. Le maintien de salaire doit être fait dès le premier jour de l'obligation.
• Une qualité de l’information accrue. Des compléments d’informations pour calculer les droits des salariés : à noter, pour tout élément de salaire versé, sa périodicité et ses spécificités devront être indiquées. Des informations fiables : cela implique par exemple, qu'il ne pourra plus être procédé à des modifications de bulletins, mais seulement à des régularisations sur le mois suivant. Ces régularisations devront être nettement précisées auprès des organismes.

Une plus grande vigilance

La mise en place de cette nouvelle déclaration permettra aux organismes de contrôle comme l'URSSAF, la Direction du travail ou encore la Direction des finances publiques de vérifier plus facilement les pratiques des entreprises.