Stage en entreprise : une période de plus en plus reglementée

Depuis de nombreuses années, la règlementation sur les stages en entreprise est venue encadrer le dispositif pour apporter de nouveaux droits pour les stagiaires, et de nouvelles obligations pour l’entreprise d’accueil.

Pour être valable et répondre aux dispositions légales, le stage s’inscrit nécessairement dans un cursus pédagogique, scolaire ou universitaire («période de formation en milieu professionnel » pour le 1er, et Stage pour le 2ème). Pour accueillir efficacement un stagiaire, il convient d’appréhender un certain nombre de dispositions sur le sujet :

• le formalisme imposé en cas d’accueil d’un stagiaire,
• les règles en matière de gratification,
• les conditions de déroulement du stage.

Les conditions de fond et de forme

La convention de stage

Pour revendiquer valablement le statut de stagiaire, il est nécessaire d’avoir conclu une convention de stage entre : l’ETUDIANT, l’ENTREPRISE D’ACCUEIL et l’ETABLISSEMENT D’ENSEIGNEMENT.

Cette convention, pour répondre aux dispositions légales, doit intégrer un certain nombre de mentions obligatoires comme notamment : l’intitulé complet du cursus de formation ainsi que le volume horaire par année d’enseignement, le nom de l’enseignant référent, les compétences à acquérir, les activités confiées au stagiaire, la durée hebdomadaire de présence, le cas échéant le travail de nuit, les conditions dans lesquelles le référent enseignant et le tuteur en entreprise assurent l’encadrement du stagiaire, le montant de la gratification, les conditions d’absences, les avantages ...

Aussi est-il conseillé de prendre contact avec l’établissement d’enseignement pour établir cette convention, car il dispose d’exemplaires conformes aux dispositions en vigueur.

Sauf impératif lié au cursus pédagogique et prévu par l’établissement d’enseignement, le stage n’a pas une durée minimale imposée, mais un même stagiaire ne peut effectuer plus de 6 mois par année d’enseignement ; et la loi supprime toute dérogation à cette règle. Cette durée est appréciée par stagiaire et en fonction de la durée de l’enseignement.

En outre, un délai de carence spécifique, correspondant à un 1/3 de la durée du stage, doit être respecté entre 2 stages successifs effectués sur un même poste. Il est par ailleurs interdit de recourir au stage lorsqu’il a pour finalité effective de :

• remplacer un salarié en cas d’absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement,
• d’exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent,
• de faire face à un accroissement temporaire de l’activité ou pour occuper un emploi saisonnier.

En effet, à titre principal le stage doit avoir une finalité pédagogique et l’entreprise ne doit en retirer aucun bénéfice. Dans le cas contraire le stage risque d’être requalifié en contrat de travail ; et ce aussi bien à l’initiative de l’inspection du travail, de l’URSSAF en cas de contrôle, que du stagiaire lui-même.

Autres formalités

La Loi du 10/07/2014 a supprimé le registre des conventions de stage (d’ailleurs jamais entré en vigueur) ; toutefois l’entreprise d’accueil du stagiaire a l’obligation d’inscrire les noms, prénoms des stagiaires accueillis dans l’entreprise dans l’ordre d’arrivée, et ce dans une partie spécifique du registre du personnel (Article L1221-13 modifié).

Les obligations liées à la déclaration d’embauche, de visite médicale ou encore de documents de fin de contrat ne sont pas applicables aux STAGES en entreprises.

En fin de stage, le stagiaire doit recevoir une ATTESTATION DE STAGE reprenant la durée totale du stage réalisé ainsi que le montant total de l’indemnité de stage perçue s’il y a lieu.

La gratification

Le stagiaire ne relevant pas du statut de salarié, il ne perçoit pas de salaire ; toutefois en fonction de la durée du stage, il percevra une GRATIFICATION.

Montant minimal de la gratification

Elle est obligatoirement due dans les hypothèses ci-après :

• durée de stage supérieure ou égale à 2 mois,
• durée totale du stage au cours d’une même année scolaire avec le même stagiaire supérieure à 2 mois. Dans l’hypothèse de stage discontinu, la durée du stage est appréciée en fonction du temps de présence effective du stagiaire dans l’entreprise d’accueil et dans ce cadre :
  • 7 heures = 1 jour
  • 22 jours = 1 mois ; aussi dès lors que sur la période de stage on comptabilise au moins 44 jours, le stagiaire peut prétendre à l’indemnité de stage dès le 1er jour de stage.

La gratification est due même en cas de résiliation de la convention de stage portant la durée de ce dernier à une période inférieure à 2 mois.

Si la gratification est due dans ces hypothèses, elle est versée dès le 1er jour de stage.

Elle est versée chaque mois ; soit en fonction du nombre de jour de présence du mois, soit par lissage sur la totalité du montant dû pour la totalité du stage.

Le montant minimum de la gratification est fixé par convention de branche ou accord professionnel étendu. A défaut, le montant minimum est fixé par la Loi. Ce dernier a été réévalué par la Loi de juillet 2014 et dépend de la date de conclusion de la convention de stage :

• conventions conclues avant le 1/12/2014 = 12.5% plafond horaire de sécurité sociale (23€ en 2014) ; soit 436.03 euros / mois jusqu’au 30/11/2014,
• conventions conclues entre le 01/12/2014 et le 31/08/2015 = 13.75% du plafond horaire de sécurité sociale ; soit 500.51 euros depuis le 1er janvier 2015,
• conventions conclues à compter du 1er septembre 2015 = 15% du plafond horaire de sécurité sociale ; soit 546.01 euros.

Le montant de la gratification est exonéré de cotisations sociales dans la limite de ce montant minimum (franchise) ; au-delà, la fraction excédentaire sera soumise aux cotisations de sécurité sociales, de CSG, CRDS, CSA, FNAL, et s’il y a lieu versement de transport.

De nouveaux droits et avantages pour le stagiaire

En matière d’absence et de congés, les stagiaires bénéficient désormais de droit à congés et autorisations d’absence d’une durée équivalente à celle des salariés en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption. En outre pour les stages de plus de 2 mois, les conventions doivent prévoir les possibilités de congés et d’autorisation d’absence au bénéfice des stagiaires. Sauf dispositions conventionnelles plus favorables, la rémunération de ces congés n’est que facultative.

Par ailleurs, en matière de temps de travail, les stagiaires bénéficient des mêmes droits que les salariés en matière de durée du travail (maximum), de repos quotidien, repos hebdomadaire, jours fériés, travail de nuit … ; notamment s’agissant des jours fériés : si le jour est chômé et payé pour les salariés, il est chômé pour le stagiaire, et ne devrait pas sur cette base être défalqué de la durée de présence pour le calcul de la gratification due au stagiaire pour le mois considéré.

Enfin, les stagiaires bénéficient également aujourd’hui d’un accès au restaurant d’entreprise ou aux titres restaurants aux mêmes conditions que les salariés ; de même ils ont droit à la prise en charge de la prime de transport (50% des abonnements transports publics) pour les trajets domicile travail.

Les conditions de déroulement du stage

Si l’établissement d’enseignement doit nommer un enseignant référent qui sera chargé du suivi du stage et du respect de la convention, l’entreprise d’accueil, quant à elle, doit nommer un tuteur dont le rôle sera d’accueillir le stagiaire et de l’accompagner tout au long du déroulement du stage.

Un décret à paraître définira le nombre maximum de stagiaires au cours d’une même semaine civile ; et en cas de non-respect du quota fixé, pourra conduire à une amende de 2000 euros / stagiaire ; il est prévu que ce maximum soit égal à 10 % de l’effectif salarial, avec toutefois un maximum qui devrait être de 3 stagiaires simultanément dans les TPE/PME de moins de 30 salariés.

Il est rappelé que le stagiaire est soumis aux dispositions légales en matière de durée du travail ; à cet effet l’organisme d’accueil du stagiaire doit tenir par tout moyen un décompte des durées de présence du stagiaire. En tout état de cause, un stagiaire ne peut effectuer d’heures supplémentaires.

Les stagiaires bénéficient des mêmes protections que les salariés en matière de discriminations et celles attachées aux harcèlements moral et sexuel.