Frais professionnels : les aides pour le trajet domicile / travail

A l'heure où tout un chacun commence à se préoccuper de l'impact de son activité sur la planète, les dispositifs d'aides en déplacement se multiplient et pour employeur il n'est pas toujours aisé de s'y retrouver.

Focus dans le texte ci-dessous sur les principales mesures applicables en la matière.

Les frais professionnels sont des dépenses supplémentaires que le salarié est contraint d'exposer de par ses conditions de travail. Les frais professionnels n'entrent pas dans l'assiette des cotisations ni de la CSG et de la CRDS sauf quand ils dépassent certaines limites.

Les indemnités représentatives de frais ne constituent pas un élément rémunérant la prestation de travail, mais un remboursement de « frais professionnels », lorsqu'elles couvrent une dépense :

• Inhérente à l'emploi : la dépense découle directement des conditions d'exécution du travail.
• Effectivement exposée par le salarié : la dépense résulte des conditions d'exécution du travail, et impose au salarié une charge supérieure à celles liées à la vie courante.
• Réelle

Quelles sont les modalités de prise en charge de ces frais de déplacement ?

En matière de sécurité sociale, les conditions de déductibilité des frais professionnels et leur justification dépendent du mode d'indemnisation retenu.

L'indemnisation peut s'effectuer sous la forme de :

• Remboursement ou prise en charge directe par l’employeur des dépenses réellement engagées par le salarié
• Versement d’allocations forfaitaires

À ces deux modes de remboursement, s'ajoute la possibilité pour l'employeur de pratiquer une déduction forfaitaire spécifique dans la limite de 7 600 € par an pour les salariés qui exposent des frais professionnels particulièrement élevés et relèvent des professions qui, jusqu'au 31 décembre 2000, bénéficiaient d'un abattement fiscal supplémentaire pour frais professionnels.

Les prises en charge des déplacements sur le trajet domicile / lieu de travail

Utilisation des transports publics

L’employeur prend en charge obligatoirement 50% du coût des titres d’abonnement souscrits par les salariés. Cette prise en charge est exonérée d’impôt et de cotisations sociales (y compris en cas d’application d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels).

La participation de l’employeur aux frais de transports publics peut aller jusqu’à 100%.

Si l’employeur prend en charge une fraction supérieure à 50 %, la participation facultative au-delà des 50 % est exonérée de cotisations sociales mais est imposable

1. Si un salarié à plusieurs abonnements transports, ils peuvent se cumuler pour bénéficier de la prise en charge à 50 % de l’employeur (Train + Bus ou Pass Navigo + Train ou Train + Bus + location de vélo).
2. La base des 50% est le tarif de seconde classe.
3. Seules les cartes d’abonnement sont prises en charge par l’employeur, qu’elles soient annuelles, mensuelles ou hebdomadaires. Les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables
4. Salarié à temps partiel embauché pour un nombre d’heure égal ou supérieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire (ou conventionnelle) : le salarié est remboursé dans les mêmes conditions que les salariés à temps complet. En cas de durée de travail inférieure à un mi-temps (17h50), le salarié bénéficie d’une prise en charge au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.
5. Pour les apprentis et contrats de professionnalisation, c’est à l’employeur de prendre en charge les 50 % obligatoire du cout du transport public y compris pour réaliser le chemin pour se rendre à l’école.
6. Pour les stagiaires sous convention (durée du stage inférieure à 2 mois ou supérieure à 2 mois), c’est à l’employeur de prendre en charge les 50 % obligatoire du coût du transport public
7. En cas de double résidence (ex : Paris la semaine, et la province pour le week-end), l’employeur n’est pas obligé de prendre en charge les 50 % des deux abonnements.
8. Quand la résidence principale habituelle du salarié est éloignée de son lieu de travail pour convenance personnelle, l’employeur doit quand même prendre en charge les 50% des transports publics

La prise en charge des frais de transports en commun est cumulable avec le forfait mobilités durables dans la limite de 500 euros depuis le 1er janvier 2021, 600 euros depuis le 25 août 2021.

Utilisation du véhicule personnel

Possibilité de prendre en charge sous forme de « prime de transport », des frais de carburant et d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène engagés par les salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.

Conditions :

• Profiter à l’ensemble des salariés (mêmes modalités, fonction de la distance domicile/ lieu de travail).
• Montant, modalités et critères d’attribution doivent être prévus par accord d’entreprise et à défaut, par accord de branche.
• En l’absence d’accord, l’employeur peut prévoir le versement de la prime de transport par décision unilatérale, après consultation du comité social et économique (CSE), s’il existe

Exonération de cotisations (limite annuelle)

• 200€ par salarié pour les frais de carburant
• 500€ pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.
• Pas de cumul possible avec la prise en charge obligatoire du coût de l’abonnement aux transports publics (pour le même trajet)

Le salarié peut prétendre à la prime de transport si :

• Sa résidence habituelle ou son lieu de travail est situé en dehors de la région Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains.
• L'utilisation d'un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d'horaires de travail particuliers ne permettant pas d'emprunter un mode collectif de transport.

La prise en charge n’est pas prévue si :

• Le salarié bénéficie d’un véhicule mis à disposition permanente par l’employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique (voiture de fonction ou de service) ;
• Le salarié est logé dans des conditions excluant tous frais de transport pour se rendre au travail (logement de fonction), l’employeur assure gratuitement le transport du salarié.

Prime de transport de 4 euros

La faculté pour les employeurs d’octroyer la prime de transport de 4 euros n’a pas été abrogée. Cette prime peut donc encore être allouée. Elle peut même être prise en compte pour l’appréciation du respect par l’employeur de son obligation de prendre en charge 50% du coût des titres d’abonnement.

Exemple : Pour un titre de transport de 100 euros, l’employeur pourra octroyer la prime de transport de 4 euros et ne rembourser au salarié que 46 euros.

Le versement de la prime de transport de 4 € est applicable en région parisienne et en province, sans justificatif. Toutefois, lorsque le salarié est logé sur son lieu de travail ou à proximité et que le recours à un moyen de transport quelconque n'apparaît pas justifié, la prise en charge de cette prime est soumise à cotisations. Par ailleurs en cas de cumul de cette prime avec une prise en charge partielle des frais réels, le montant total de ces avantages ne peut être exonéré que dans la limite des frais réellement engagés.

Dans la mesure où la prime de 4 € a pour objet d’indemniser le salarié de ses frais de transport, elle peut être prise en compte pour l’appréciation du respect par l’employeur de son obligation légale de prendre en charge la moitié du coût des titres d’abonnement souscrits par ses salariés pour effectuer leurs déplacements domicile/lieu de travail.

Forfait mobilités durables

Définition

• Afin de promouvoir des moyens de transport plus écologiques, le forfait mobilités durables offre aux employeurs la possibilité d’attribuer une indemnité exonérée de cotisations aux salariés privilégiant les modes de transport dits « à mobilité douce » pour effectuer leurs trajets entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.
• Le forfait mobilités durables se substitue :
  • Aux indemnités kilométriques vélo et aux indemnités forfaitaires de covoiturage.

Conditions d’application

• Utiliser les modes de déplacement suivants :
  • Le vélo, avec ou sans assistance électrique.
  • Le covoiturage en tant que conducteur ou passager.
  • Les transports publics de personnes (autres que ceux concernés par la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement);
  • Le cyclomoteur (véhicule de catégorie L1e ou L2e), la motocyclette (véhicule de catégorie L3e ou L4e) et l’engin de déplacement personnel (engin de déplacement personnel motorisé ou non motorisé) en location ou en libre-service
    A partir du 1er janvier 2022, l’engin de déplacement personnel (engin de déplacement personnel motorisé ou non motorisé) dont le salarié est propriétaire
  • Les autres services de mobilité partagée.

Mise en place

• Par accord d’entreprise ou par accord interentreprises, et à défaut, par accord de branche.
• En l’absence d’accord, par décision unilatérale, après consultation du comité social et économique, s’il existe.

Forme

• Allocation forfaitaire dénommée « forfait mobilités durables »,
• Exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite de 600€ (depuis le 25/08/2021) par an et par salarié.
• (Avant le 1erjuillet 2021 -Plafond de 400 € puis 500 €)

Conditions d’exonération

• En faire bénéficier, selon les mêmes modalités tous les salariés de l'entreprise remplissant les conditions d'accès au forfait.
• Pouvoir apporter la preuve de l’utilisation des sommes allouées conformément à leur objet (le salarié doit être en mesure de fournir à l'employeur, pour chaque année civile, une attestation sur l’honneur ou un justificatif de paiement relatifs à l'utilisation effective d'un ou plusieurs des moyens de déplacements susvisés)

Cumul possible

• Avec la prise en charge obligatoire par l’employeur du coût des titres d’abonnement de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos (dans ce cas la limite d’exonération est minorée du montant de la prise en charge obligatoire des frais de transport publics)
• Avec la prise en charge facultative des frais de carburant ou d’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène, dans la limite globale de 500€ par an puis 600 euros.

N’est pas cumulable

• Avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (DFS).
• En cas d’application de la DFS, le forfait mobilités durables doit être intégré dans l’assiette des cotisations et contributions sociales.